¿Es suficientemente bueno nuestro programa de cumplimiento? Por Héctor Lehuedé

Un buen programa mide qué tan bien funcionan sus componentes en la práctica. Como la actividad de la empresa es dinámica, el programa debe ir evolucionando con el negocio y madurar en el tiempo.

Ante la realidad práctica de los negocios y relaciones de la empresa, ¿es suficientemente bueno nuestro programa de cumplimiento? Responder esta pregunta que se hacen inversionistas, directores y gerentes en todo el mundo nunca ha sido fácil, por varias razones. Por un lado, el programa de cumplimiento es siempre un traje a la medida; aunque sea de la mejor marca, si no es de la talla adecuada no va a quedar bien. No sirve de mucho copiar programas ajenos o usar modelos genéricos. Por el otro, el test al que será sometido el programa varía de jurisdicción en jurisdicción y evoluciona en el tiempo, junto a la regulación y las demandas de la sociedad, por lo que requiere trabajo continuo.

Hay reguladores y fiscalizadores que ayudan a las empresas con guías y reglas de evaluación claras, mientras que en otros mercados hay apenas algún fallo judicial del que los interesados tratan de extraer pistas. El Departamento de Justicia  de EE.UU. (DOJ) pertenece al primer grupo y explicita regularmente sus expectativas para que sirvan de guía en el desarrollo de los programas de cumplimiento corporativo. En septiembre de este año, el DOJ publicó una nueva actualización de sus expectativas y un resumen de las acciones recientes que adoptó contra las empresas sancionadas bajo sus normas anticorrupción (FCPA). A partir de ellos, un reciente artículo publicado en el Foro de la Escuela de Derecho de Harvard sobre Gobierno Corporativo propone un listado de los elementos esenciales que debe contener un buen programa de cumplimiento, en tres instancias clave:

Diseño del programa de cumplimiento:

• Un programa bien diseñado está basado en los riesgos concretos que enfrenta la empresa en sus actividades, sus relaciones internas y con sus partes interesadas. De acuerdo a la evaluación de impacto y la probabilidad del riesgo, el programa determina qué tan crítico es y cómo puede mitigarlo.
• Las políticas y procedimientos del programa están documentadas. No basta con declaraciones de alto nivel contra la corrupción; se necesita que los procesos operativos estén mapeados y en ellos se hayan incorporado expresamente los controles, su frecuencia, los responsables y la documentación de respaldo.
• El programa incluye canales de denuncia que buscan recibir inquietudes de forma confidencial o anónima, y con garantía de no represalias, para recibir alertas tempranas de riesgo. Esos canales son objeto de difusión y capacitación, y las denunciar recibidas se investigan y sancionan de acuerdo a protocolos claros.
• Existe un plan anual de capacitación para el programa de cumplimiento, donde todos los actores de la empresa reciben capacitación, al menos anualmente, y las áreas más expuestas a ciertos riesgos son objeto de cursos especiales.

Implementación del programa:

• Un buen programa se apoya en incentivos para los empleados alineados con el buen comportamiento. Si ejecutar el programa es solo responsabilidad del oficial de cumplimiento, no llegará a ningún lado. El cumplimiento es tarea de todos y debe formar parte de los objetivos de desempeño de cada uno.
• El programa genera evidencia de su funcionamiento y de cómo se va generando o sosteniendo una cultura de cumplimiento, de lo que se reporta regularmente a los líderes. Ello permite que el Directorio pueda supervisar su funcionamiento y velar porque los riesgos se consideren cuando se toman decisiones comerciales clave.
• A partir de esa información recibida, los líderes refuerzan el programa desde la comunicación y el ejemplo. Eso lo hace creíble y respalda a quienes están a su cargo.
• Se destinan recursos. El cumplimiento requiere recursos, muchos menos que los que involucra una sanción, pero recursos que la empresa debe evaluar y considerar en su presupuesto, de forma que el programa tenga la estatura y autoridad adecuadas.

Evaluación del programa:

• Un buen programa mide qué tan bien funcionan sus componentes en la práctica. Como la actividad de la empresa es dinámica, el programa debe ir evolucionando con el negocio y madurar en el tiempo, por lo que se actualiza anualmente el análisis de riesgo, inventariando cualquier cambio relevante y haciendo los ajustes necesarios.
• Se evalúa también regularmente la efectividad de los controles, estableciendo si están funcionando de manera efectiva. Se usan las fallas como oportunidades de mejora y para capacitar a los equipos con ejemplos concretos.
• Finalmente, la empresa saca lecciones de las denuncias e investigaciones realizadas, estableciendo la causa raíz del incidente y remediando adecuadamente los problemas identificados de manera oportuna.

Cómo lograr un buen programa de cumplimiento depende de cada empresa, de su realidad, medios y liderazgo. Las recomendaciones listadas no son un check-list infalible, pero ofrecen claves importantes para evaluar los programas existentes, y debieran mover a la acción a todos quienes no las ven presentes en las prácticas de sus empresas.

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Héctor Lehuedé, socio de RAZOR Consulting, es abogado de la Universidad de Chile, magíster de la Universidad de Stanford, certificado como director de empresas del IoD de Reino Unido, y está especializado en gobierno corporativo, integridad, sostenibilidad y asuntos financieros.